Privacy

Privacyverklaring Marck B.V.
Versie 15 februari 2024
1. Inleiding
In het kader van onze dienstverlening verwerken wij persoonsgegevens. Wij kunnen deze gegevens
van uzelf hebben ontvangen, bijvoorbeeld via onze website, e-mail, telefoon of app. Daarnaast kunnen
wij uw persoonsgegevens in het kader van onze dienstverlening verkrijgen via derden
(bijvoorbeeld uw werkgever). Met deze privacyverklaring informeren wij u over hoe wij met deze
persoonsgegevens omgaan.
2. Te verwerken persoonsgegevens
Welke persoonsgegevens wij verwerken hangt af van de precieze dienst en omstandigheden. Veelal
gaat het om de volgende gegevens:
• NAW-gegevens;
• Functie contactpersonen;
• Geboortedatum en –plaats;
• Geslacht;
• Contactgegevens (e-mailadressen, telefoonnummers) en naam en functie van contactpersonen;
• Kopie identiteitsbewijzen;
• Burgerservicenummer (alleen indien nodig!);
• Pasfoto (alleen indien strikt nodig! Bijvoorbeeld voor personeelsdossier);
• Leeftijd;
• Salaris en andere gegevens die voor fiscale aangiften, salarisberekeningen e.d. nodig zijn;
• Huwelijkse staat, gegevens partner en evt. informatie over kinderen; voor zover nodig voor
bijvoorbeeld fiscale aangiften);
• Bankrekeningnummer;
• Gegevens over uw activiteiten op onze website, IP-adres, internetbrowser en apparaat type.
3. Doelen van en grondslagen voor de verwerking
In een aantal situaties verwerken wij de persoonsgegevens om te kunnen voldoen aan een wettelijke
verplichting, maar meestal doen wij dat om uitvoering te kunnen geven aan onze dienstverlening.
Sommige gegevens worden vastgelegd om praktische of efficiencyredenen, waarvan we er vanuit
(mogen) gaan dat die ook in uw belang zijn, zoals:
• Communicatie en informatievoorziening;
• Het op zo efficiënt mogelijke wijze kunnen verlenen van onze dienstverlening;
• De verbetering van onze diensten;
• Facturering en incasso
Bovenstaande betekent concreet ook dat wij uw persoonsgegevens gebruiken voor
marketingdoeleinden of om u reclamematerialen te sturen of berichten over onze diensten, als wij
daarvan denken dat deze voor u van belang kunnen zijn. Het kan ook gebeuren dat wij contact met u
opnemen om feedback te vragen over diensten die door ons zijn verleend of voor markt- of andere
onderzoeksdoeleinden.
In voorkomende gevallen kan het zijn dat wij persoonsgegevens om andere dan bovenstaande
redenen willen verwerken en dat we u daar expliciet toestemming voor zullen vragen. Indien wij
persoonsgegevens die wij mogen verwerken op basis van uw toestemming ooit voor andere of meer
doelen willen verwerken, zullen wij u daar dan eerst opnieuw toestemming voor vragen.
Tot slot kunnen wij uw persoonsgegevens ook gebruiken om de rechten of eigendommen van
onszelf en die van onze gebruikers te beschermen en, zo nodig, om te voldoen aan gerechtelijke
procedures.
Pagina 2 van 3
4. Sollicitanten
Sollicitanten wijzen wij graag op het volgende. U wordt gevraagd om in uw sollicitatiebrief nooit uw
burgerservicenummer of geloofsovertuiging op te nemen en u hoeft eveneens geen pasfoto of
kopie van het legitimatiebewijs bij te voegen. Mocht dit relevant zijn, dan komt dit gedurende het
sollicitatieproces aan bod.
Uw sollicitatie wordt gedurende de looptijd van een sollicitatieprocedure bewaard door de
verantwoordelijk medewerker, daarna vernietigd. Mochten wij interesse hebben in uw profiel, maar
wij u niet direct kunnen uitnodigen voor een gesprek, dan kunnen wij u vragen om expliciete
toestemming te geven om uw sollicitatie tot 12 maanden in portefeuille te houden.
5. Verstrekking aan derden
In het kader van onze dienstverlening kunnen wij gebruikmaken van diensten van derden, bijvoorbeeld
als deze derden over specialistische kennis of middelen beschikken, die wij niet in huis hebben. Dit
kunnen zogenaamde verwerkers of subverwerkers zijn, die op basis van uw exacte opdracht de
persoonsgegevens zullen verwerken. Andere derden die weliswaar strikt genomen geen verwerker zijn
van de persoonsgegevens maar daar wel inzage in hebben of kunnen hebben, zijn bijvoorbeeld onze
systeembeheerder, leveranciers of hostingpartijen van online-software, of adviseurs wiens advies wij
betreffende uw opdracht inwinnen.
Als het inschakelen van derden tot gevolg heeft dat zij toegang hebben tot de persoonsgegevens of
die zij zelf vastleggen en/of anderszins bewerken, zullen wij met die derden (schriftelijk) overeenkomen
dat zij alle verplichtingen van de AVG zullen naleven. Uiteraard zullen wij alleen derden inschakelen
van wie wij kunnen en mogen uitgaan dat zij betrouwbare partijen zijn die adequaat met
persoonsgegevens omgaan en overigens de AVG kunnen en zullen naleven. Dit houdt onder meer in
dat deze derden uw persoonsgegevens slechts mogen verwerken voor de hiervoor genoemde
doeleinden.
Uiteraard kan het ook zo zijn dat wij uw persoonsgegevens aan derden moeten verstrekken in verband
met een wettelijke verplichting. Wij zullen in geen enkele situatie uw persoonsgegevens zonder uw
expliciete toestemming aan derden verstrekken voor commerciële of goede doelen.
6. Bewaartermijnen
Wij zullen uw persoonsgegevens niet langer verwerken dan nuttig is voor het doel waarvoor deze zijn
verstrekt (zie hiervoor de paragraaf ‘Doelen van en grondslagen voor de verwerking’). Dit
betekent dat uw persoonsgegevens bewaard worden zolang deze nodig zijn om de betreffende doelen
te bereiken. Bepaalde gegevens moeten langer bewaard worden (veelal 7 jaren), omdat wij ons
moeten houden aan wettelijke bewaarplichten (bijvoorbeeld de fiscale bewaarplicht) of in verband met
voorschriften vanuit onze beroepsvereniging.
7. Beveiliging
Wij hebben voor de bescherming van de persoonsgegevens passende organisatorische en technische
maatregelen getroffen voor zover die in redelijkheid van ons kunnen worden verlangd, rekening
houdend met het te beschermen belang, de stand van de techniek en de kosten van de relevante
beveiligingsmaatregelen.
Wij verplichten onze medewerkers en eventueel derden die noodzakelijkerwijs toegang hebben tot de
persoonsgegevens tot geheimhouding. Verder dragen wij er zorg voor dat onze medewerkers
overigens een juiste en volledige instructie hebben gekregen over de omgang met persoonsgegevens
en dat zij afdoende bekend zijn met de verantwoordelijkheden en verplichtingen van de AVG. Indien u
hier prijs op stelt, lichten wij u graag verder in over hoe wij de bescherming van de persoonsgegevens
hebben vormgegeven.
Pagina 3 van 3
8. Uw rechten
U heeft recht op inzage, rectificatie of verwijdering van de persoonsgegeven die wij van u hebben
(behoudens uiteraard indien dit eventuele wettelijke verplichtingen doorkruist). Verder kunt u
bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens (of een deel hiervan) door ons of door
een van onze verwerkers. Ook heeft u het recht de door u verstrekte gegevens door ons te laten
overdragen aan uzelf of direct aan een andere partij indien u dit wenst.
9. Incidenten met persoonsgegevens
Als er sprake is van een incident (een zogenaamd datalek) aangaande de betreffende
persoonsgegevens dan stellen wij u, behoudens zwaarwegende redenen, daarvan onverwijld op de
hoogte indien er concrete kans is op negatieve gevolgen voor uw persoonlijke levenssfeer en de
verwezenlijking daarvan. Wij streven ernaar dit te doen binnen 48 uur nadat wij dit datalek hebben
ontdekt of daarover door onze (sub)verwerkers zijn geïnformeerd.
10. Klachten
Mocht u een klacht hebben over de verwerking van uw persoonsgegevens, dan vragen we u hierover
met ons contact op te nemen. Mocht dit niet tot een bevredigende uitkomst leiden, dan heeft altijd het
recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens; de toezichthoudende
autoriteit op het gebied van privacy.
11. Verwerking binnen de EER
Wij zullen de persoonsgegevens alleen verwerken binnen de Europese Economische Ruimte,
behalve als u hierover met ons andere schriftelijke afspraken overeenkomt. Uitzondering hierop zijn
situaties waarin wij contactmomenten via onze website en/of social media pagina’s (zoals Facebook en
LinkedIn) in kaart willen brengen. Denk hierbij aan bijvoorbeeld bezoekersaantallen en opgevraagde
webpagina’s. Uw gegevens worden door derden buiten de EU opgeslagen wanneer gebruik wordt
gemaakt van Google Analytics, LinkedIn of Facebook. Deze partijen zijn ‘EU-VS Privacy Shield’-
gecertificeerd, zodat zij zich moeten houden aan de Europese privacyregelgeving. Overigens betreft
dit slechts een beperkt aantal gevoelige persoonsgegevens, met name uw IP-adres.
12. Wijzigingen
Ongetwijfeld zal ons privacybeleid wel eens worden gewijzigd. De meest recente versie van de
privacy- verklaring is logischerwijs de van toepassing zijnde versie en is te vinden op onze website.
13. Tot slot
Wij hopen u met deze privacyverklaring een helder beeld te hebben gegeven van ons privacybeleid.
Mocht u echter vragen hebben over hoe wij omgaan met persoonsgegevens, dan horen wij dat graag.
Eerste aanspreekpunt voor privacyaspecten bij onze organisatie is de heer Willem Vennix,
bereikbaar op telefoonnummer: 0497-782781.